B1 Letter Writing: Structure, Phrases and Examples

Liebe Frau Albers,

Greeting · semi-formal: Liebe Frau + surname

vielen Dank für Ihre nette Einladung zum Sommerfest am Samstag. Ich habe mich wirklich sehr darüber gefreut, denn in Ihrem Garten ist es immer so gemütlich.

Point 1 · Thanks · „denn“ gives a reason, then normal word order

Leider kann ich trotzdem nicht kommen, weil meine Schwester an diesem Wochenende in Hamburg heiratet. Ich fahre schon am Freitagnachmittag los und komme erst am Sonntagabend zurück.

Point 2 · Reason · „weil“ → verb at the end; „trotzdem“ shows the contrast

Deshalb würde ich Sie gern nächste Woche zu einem Kaffee einladen. Hätten Sie vielleicht am Mittwochnachmittag Zeit? Dann können Sie mir auch erzählen, wie das Fest war.

Point 3 · Suggestion · „Hätten Sie …?“ (Konjunktiv II) sounds polite

Wenn Sie für das Fest noch Hilfe brauchen, backe ich Ihnen gern am Donnerstag einen Kuchen. Außerdem kann ich Ihnen meine Gartenstühle leihen. Sagen Sie mir einfach Bescheid.

Point 4 · Help · subordinate clause first, then the verb straight away; „außerdem“ adds a second offer

Ich wünsche Ihnen und Ihren Gästen ein schönes Fest!

Closing · a good wish

Viele Grüße Ihre Mai Nguyen

Sign-off · fits „Sie“

Liebe Frau Schulz,

Greeting · semi-formal: you know the teacher

leider ist Leon seit gestern Abend krank. Er hat hohes Fieber und starke Halsschmerzen. Heute Morgen waren wir beim Kinderarzt, und er hat gesagt, dass Leon ein paar Tage im Bett bleiben soll.

Point 1 · Illness · „dass“ → verb at the end

Deshalb kann er diese Woche nicht in die Schule kommen. Ich hoffe, dass er am Montag wieder gesund ist. Die Bescheinigung vom Arzt bringe ich dann mit.

Point 2 · How long · „deshalb“ gives the consequence, verb in position 2

Könnten Sie mir bitte schreiben, welche Hausaufgaben er machen soll? Wenn es ihm besser geht, kann er zu Hause schon ein bisschen lernen. So verpasst er nicht zu viel.

Point 3 · Request · polite question with „Könnten Sie …?“

Zum Elternabend am Donnerstag kann ich leider auch nicht kommen, weil ich bei Leon bleiben muss. Gibt es vielleicht ein Protokoll, das Sie mir schicken können?

Point 4 · Parents' evening · decline and suggest a solution

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Closing · thanks

Viele Grüße Fatma Yilmaz

Sign-off · fits „Sie“

Liebe Julia,

Greeting · personal: first name

vielen Dank für deine Einladung! Natürlich komme ich gern zu deiner Party am Samstag. Ich freue mich, dass du wieder feierst, denn letztes Jahr war es so lustig.

Point 1 · Accepting · „du“ forms: „deine Einladung“, „deiner Party“

Ich backe einen Schokoladenkuchen, weil du den doch so gern magst. Wenn du möchtest, bringe ich außerdem Getränke mit. Schreib mir einfach, was noch fehlt.

Point 2 · Bringing something · offer with „Wenn du möchtest, …“

Ich komme mit dem Fahrrad, denn es ist ja nicht weit. Falls es regnet, nehme ich den Bus. Ich bin also gegen acht Uhr bei dir.

Point 3 · Getting there · „falls“ for a possibility, verb at the end

Sag mal, kommt Tobias auch? Ich habe ihn schon so lange nicht mehr gesehen und würde mich sehr freuen, wenn er auch da wäre.

Point 4 · Question · personal and relaxed

Ich freue mich schon sehr auf Samstag!

Closing · looking forward

Liebe Grüße Deine Sara

Sign-off · personal